Ai cũng có công việc hàng ngày cần thực hiện và mỗi người có cách sắp xếp khác nhau. Chúng ta có thể tùy ý làm việc mà không tuân theo nguyên tắc nào, thế nhưng nếu không lên lịch trình ổn thỏa thì công việc không thể hoàn thành hiệu quả.
Trong xã hội hiện đại con người ngày càng tất bật và quay cuồng với một đống việc phải làm. Nếu không có cách sắp xếp khoa học thì công việc sẽ bị dồn đống không thể hoàn thành. Do vậy, bạn cần biết cách quản lý công việc hàng ngày theo trình tự trước sau và lên một kế hoạch thực hiện cụ thể.
Lập danh sách công việc
Điều đầu tiên để bắt đầu lịch trình làm việc là lên một kế hoạch cụ thể sau đó thực hiện theo các bước. Hãy lên danh sách công việc cần làm trong một ngày theo các yếu tố sau:
Phân loại công việc: Trong một ngày có rất nhiều công việc dành cho bạn thế nên chúng ta hãy lên danh sách các việc cần làm theo thứ tự trước sau. Các việc quan trọng và khẩn cấp làm trước và các việc không quan trọng có thể làm sau.
Thời gian hoàn thành: Tính thời gian thực hiện cho mỗi công việc và phân chia hợp lý. Trong quá trình thực hiện có thể công việc sẽ kéo dài hơn dự định, vì thế bạn hãy dự trù thời gian. Ngoài ra, phải tập trung và nhanh chóng hoàn thành để không bị dồn công việc qua ngày hôm sau.
Mục tiêu đạt được: Mục tiêu là đích đến của mỗi công việc mà ai cũng muốn đạt được. Nếu không xác định được hướng đi cụ thể cho mỗi việc bạn sẽ mơ hồ và không biết cách thực hiện nhanh chóng. Hơn nữa, mục tiêu tạo động lực tích cực để chúng ta cố gắng hoàn thành công việc.
Tiến hành thực hiện
Đặt ra lịch trình công việc khoảng 1 hay 2 ngày trong sổ tay hoặc sử dụng các ứng dụng phần mềm nhắc nhở công việc. Hãy theo sát kế hoạch để không bị chậm trễ thời gian hoàn thành. Và trong lúc thực hiện bạn cần nghiêm khắc với chính mình, cụ thể là:
Tận dụng thời gian triệt để: Mỗi người sẽ có cách sử dụng thời gian khác nhau, nhưng ai cũng có quỹ thời gian chung tùy thuộc vào chúng ta có biết cách tận dụng. Chẳng hạn, giờ nghỉ trưa người khác nghỉ ngơi, nhưng bạn có thể bỏ ra 15 phút để làm thêm một việc khác.
Không được chần chừ: Trong quá trình làm việc có thể bạn sẽ bị xao nhãng một vấn đề nào đó, hãy bỏ qua và tuyệt đối không được chần chừ. Khi bắt tay vào làm công việc đầu tiên trong lịch trình bạn phải mau chóng thực hiện và hoàn thành đúng thời gian đặt ra, nếu không công việc sẽ bị trì truệ dồn lại cuối ngày.
Không thực hiện nhiều việc cùng lúc: Chúng ta không nên ôm đồm quá nhiều công việc cùng một thời gian mà hãy thực hiện theo trình tự. Việc tham công tiếc việc có thể khiến đầu óc bạn mệt mỏi và căng thẳng làm chậm tiến độ cũng như hiệu quả công việc không cao.
Đảm bảo tinh thần thoải mái: Bắt đầu ngồi vào bàn làm việc bạn phải đảm bảo tinh thần trong tình trạng thoải mái và khỏe khoắn nhất. Hãy ăn uống và tập thể dục buổi sáng để có sức khỏe và đủ năng lượng hoạt động trong một ngày.
Dành thời gian nghỉ ngơi
Bạn mong muốn hoàn thành công việc và chạy đua với thời gian để thực hiện, thế nhưng chúng ta hãy quan tâm đến việc nghỉ ngơi hợp lý. Đặc biệt, là giờ nghỉ trưa rất quan trọng để nạp thêm năng lượng và bắt đầu công việc vào buổi chiều. Bên cạnh đó, giữa các công việc sẽ có một khoảng thời gian dự phòng có thể hoàn thành sớm hay muộn hơn. Do vậy, bạn phải tính toán kỹ lưỡng để không bị ảnh hưởng đến giờ nghỉ.
Ngoài ra, hãy dành một ít thời gian để dọn dẹp không gian làm việc cho gọn gàng và sạch sẽ. Sự bừa bãi trên bàn làm việc khi có quá nhiều thứ hỗn độn sẽ làm mất thời gian tìm kiếm tài liệu ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Công việc thực hiện hàng ngày tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không biết cách sắp xếp và đôn đốc khi thực hiện thì rất dễ bị kéo dài thời gian và không thể hoàn thành sớm. Biết cách quản lý công việc hàng ngày sẽ giúp bạn chủ động hơn và còn dành thời gian để làm những việc khác, có thể giải trí hoặc nghỉ ngơi để đầu óc thư giãn.